(1)　課、係　夕張市事務分掌条例(昭和57年条例第13号)第1条及び夕張市事務分掌規則(平成23年規則第6号)第1条第1項及び第2項に掲げる課、係及び各所並びにこれらに準ずる組織をいう。

(2)　所属長　前号に規定する課の長をいう。

(3)　決裁　市長若しくはその委任を受けた者又は夕張市事務専決規程(昭和52年規程第7号。以下「専決規程」という。)による専決者がその権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。

(4)　専決　専決者が専決規程に定める範囲に属する事務について決裁することをいう。

(5)　決定　副市長、課長及び係長(課、係に準ずる組織において課長及び係長の職と同等にある者を含む。以下同じ。)が決裁に至るまでの手続過程において、その意思を決定することをいう。

(6)　代決　決裁又は決定を行う者が不在(出張、病気その他の事由により、その意思を決定することができない状態をいう。以下同じ。)である場合において、夕張市事務代決規程(昭和52年規程第8号)に定めた者が不在者に代って決裁又は決定を行うことをいう。

(7)　回議　決裁、決定若しくは承認をうるため、又は意見の調整を図るため、文書をその権限ある者に回付することをいう。

(8)　合議　回議すべき文書のうち、他の課に関連があるときは、協議するため順次関係課に回議することをいう。

(9)　供覧　決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、順次所属上司及び関係課の閲覧に供することをいう。

(10)　到着文書　郵送、使送その他の経路で庁外から市に到着した文書をいう。

(11)　収受文書　到着文書を文書主管課が、一定の手続きにしたがって収受したものをいう。

(12)　配付文書　収受文書を文書主管課が、一定の手続きにしたがって主務室等に配付したものをいう。

(13)　起案文書　配付文書の内容にしたがい、又は発意により事案の処理について原案を記載した文書をいう。

(14)　決裁文書　市長若しくはその委任を受けた者又は専決規程による専決者の決裁を受けた文書をいう。

(15)　発送文書　決裁文書で郵送及び使送等の方法により、文書主管課において、一定の手続きにしたがって発送する文書をいう。

(16)　完結文書　一定の手続きにしたがって施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。

(17)　未完結文書　決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ当該事件の完結しない文書をいう。

(18)　保管文書　完結文書で、主務課において一定期間保管する文書をいう。

(19)　保管簿冊　保管文書で、特に簿冊に製本されているもの及び各種台帳等をいう。

(20)　保存文書　一定の年限保存すべき文書で簿冊に製本されているもの及び各種台帳等で、主務課において文書庫に保存するものをいう。

(1)　経由進達簿(様式第9号)

(2)　金券送達簿(様式第15号)

(1)　特殊文書配付簿　(様式第1号)

(2)　電信配付簿　(様式第2号)

(3)　削除

(4)　削除

(5)　令達番号簿　(様式第10号)

(6)　郵送簿　(様式第12号)

(7)　料金後納郵便差出票(様式第13号)

(8)　削除

(1)　文書は、親展及び入札の表示あるもの又は特定あて名のものを除き、すべて開封し、右下欄余白に受付印(別図)を押す。

(2)　親展文書及び入札書は、封筒の表面下欄余白に受付印を押し、特殊文書配付簿(様式第1号)に記載する。

(3)　書留文書(金券を添付した文書を除く。)は、第1号の手続終了後、その右上欄余白に「書留」と表示し、特殊文書配付簿に記載する。

(4)　金券を添付した文書は、第1号の手続終了後、その右上欄余白に「金券添付」と表示し、特殊文書配付簿に記載する。

(5)　添付物の表示があって添付物が欠けている文書は、その旨を表示し、総務企画課総務係長が認印するとともに、発送者へ照会する。

(6)　不服申立、訴訟その他受付日時が権利の得喪に関する文書は、第1号による手続きのほか、受付の時刻を明記し、取扱者は証印を押し、封筒を添付して、特殊文書配付簿に記載する。

(7)　電報は、電信配付簿(様式第2号)に記載する。この場合、親展電報は閉封のままとし、親展以外のもので約字を用いたものは、訳文を添書きする。

(8)　北海道公報等は、総務企画課総務係長が査閲し、総務企画課において保管する。

(1)　受領した文書は、当直日誌に記録し、次の執務時間の開始時限後ただちに総務企画課に引き継がなければならない。

(2)　受領した文書のうち、電報その他ただちに処理を要すると認められるものについては、電話又は他の方法により、その要旨を関係者に連絡し、その取扱いについて指示を受けなければならない。

(3)　不服申立、訴訟その他到着の日時が権利の得喪に関する文書については、到着日時を封筒に明記し、当直員の印を押して、第1号の規定により取扱わなければならない。

(1)　文書は、総務企画課において、その主管を判定のうえ配付する。

(2)　主管の判定において、2以上の室等に関連する文書は、その関係の深い室等にこれを決定する。

(3)　第13条第2号、第3号、第4号、第6号、第7号によるものは、配付の際、主務所属長の受領印を受ける。

(1)　件名、起案年月日及び起案者の所属を明記して押印する。

(2)　事の重要なものは、立案の趣旨を前議として摘記する。

(3)　立案の経過を知りやすくするため、必要に応じて参考資料又は法規等を添付する。

(4)　文書は、別に定める夕張市公用文に関する規程(昭和35年規程第3号)にしたがい簡単、平易、正確に記載し、訂正の箇所には、訂正者が認印する。

(5)　合議を要するものは、その合議欄に必要職名を記入する。

(6)　合議先の表示は、関係の深い課から順次記入し、順序の定めがないものは、組織順に記入する。

(7)　専決により市長の決裁を要しない起案は、起案用紙の決裁欄をその専決の内容により斜線で削除する。

(1)　例規文書(達及び指令を除く。)　総務企画課

(2)　市議会に提出する議案　総務企画課

(3)　例規の解釈又は適用の方法に関する案件　総務企画課

(4)　儀式、褒償及び表彰に関する案件　総務企画課

(5)　既定予算外で、かつ、予算に関係する案件　財政課

(6)　市政に重大なる影響を及ぼす案件　総務企画課、財政課

(1)　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例とするもの

(2)　規則　地方自治法第15条の規定により規則とするもの

(3)　告示　広く一般に対して、一定の事項を周知させるため公告又は公示するもの

(4)　訓令　室等、係及び各所の全部又は一部若しくはその長に対して、一般的に指揮命令するもの

(5)　庁達　課、係及び各所の全部又は一部に対して、事務執行上、その取扱要領及び処理上必要な事項を定めるもの

(6)　達　特定の個人又は団体に対して指揮命令するもの

(7)　指令　申請及び願い出等に対して指揮及び命令するもの

(1)　担当者は、文書発送簿(様式第11号)に登録したうえ、その文書番号を該当欄に記入する。

(2)　担当者は、前号の手続き終了後、文書に添付物があれば、それを付け、あて名を記入した封筒に封入する。

(3)　書留及び速達等特殊な取扱いを要する文書は、文書発送簿(様式第11号)にその旨記入するとともに、その封筒又ははがきの表面にその旨を表示する。

(1)　条例及び規則その他例規の原本

(2)　重要な事業計画及びその実施に関する文書

(3)　市史の資料となる重要文書

(4)　市議会の会議録及び議決書等議会に関する重要文書

(5)　所管行政庁の令達及び通達その他で特に重要な文書

(6)　不服申立及び訴訟に関する文書

(7)　重要な契約書

(8)　任免及び賞罰に関する重要文書

(9)　財産、公の施設及び市債に関する文書

(10)　隣接市町村との境界変更に関する文書

(11)　学校その他重要な機関の設置及び廃止に関する文書

(12)　事務引継ぎに関する重要文書

(13)　重要な市税等各種公課に関する文書

(14)　金銭出納に関し、特に後日の証明上重要な文書

(15)　重要な統計文書

(16)　その他重要にして永年保存の必要があると認める文書

(1)　決算の認定を終つた金銭及び物品に関する主な文書

(2)　永年保存を要しない令達文書

(3)　行政執行上必要な統計資料

(4)　その他10年保存の必要があると認める文書

(1)　おもな行政事務の施策に関する文書

(2)　市税等各種公課に関する文書

(3)　金銭の支払に関する証拠書類

(4)　行政執行上参考となる統計資料

(5)　その他5年保存の必要があると認める文書

(1)　おもな行政事務の施策に関する文書で軽易なもの

(2)　往復文書、願書及び届書等の書類

(3)　文書の収受に関する文書

(4)　勤務についての命令に関する文書

(5)　軽易な任免、賞罰に関する文書

(6)　その他3年保存の必要があると認める文書

(1)　一般文書並びに令達文書のうち指令及び庁達に関するものにあつては、会計年度別に、法規文書、令達文書(指令、庁達を除く。)及び市議会関係文書にあつては、暦年別に編さんする。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年度又は年に編さんする。

(2)　文書の編さん区分は、文書の編さん種別及び保存年限別による。

(3)　二つ以上の事件で、保存年限を異にする場合において、その事件が相互に関連があり、同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別とする。

(4)　簿冊の厚さは、約6センチメートルを標準とし、これをこえる場合は分冊する。

(5)　文書に附属する図面等で、編さんに不便なものは、これを別に編さんし、その旨文書に記載する。

(1)　番号はアラビア数字で表示をし、最初の二けたは年度を表わし、次の三けた目は保存年限を表わし、以下は保存年限別の一連番号とする。

(2)　保存年限を表わす数字は、次のとおりとする。