○夕張市立学校文書管理規程
平成25年6月24日
教委訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、夕張市立学校における文書の取り扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(文書の定義)
第2条 この規程における文書とは、学校職員が職務上作成し、又は取得した文書、図版及び電子データとする。また、磁気テープや磁気ディスクその他記録しておくことができるこれらに類するものを含む。
(文書管理者)
第3条 学校に文書管理者を置く。
2 各学校の文書管理者は、教頭をもって充てる。
3 文書管理者は文書の管理について統括的業務を行う。
(文書取り扱いの原則)
第4条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように処理されなければならない。
(文書の管理、保管)
第5条 文書は、別表に定める夕張市立学校文書分類表(以下「文書分類表」という。)にしたがって、常に整然と分類し、必要なとき直ちに取り出すことができるように校内の所定の場所に保管するものとする。
2 夕張市情報公開条例(平成11年3月10日条例第7号)第8条に規定する公開しない情報が含まれる文書の保管については、施錠等適切な処置をとらなければならない。
3 文書を紛失、汚損する等の事故が発生した場合、直ちにその状況について文書管理者を通じて校長に報告しなければならない。
(文書の編集)
第6条 完結した文書は、年度ごと(年度ごとが適切でないものは、暦年ごと)に、文書分類表にしたがってまとめる。
2 2年度以上にわたる事案に関する文書は、その事案が完結した年にまとめる。
3 2つ以上の分類項目にわたる文書は、主たる分類項目にしたがいまとめる。
(文書の保存)
第7条 学校教育法施行規則(昭和22年文部省省令第11号)第28条及び夕張市立学校管理規則(昭和33年12月25日教育委員会規則第8号)第44条に規定するもののほか、文書保存期間は別表文書分類表によるものとする。
2 保存期間を満了した文書で、校長が引き続き保存の必要があると認めるものは、当該文書の保存期間を延長することができる。
3 保存期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により処理する文書の保存期間の起算日は、当該文書に係る事務の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
4 文書管理者は、保存する文書について、毎年5月末日までに保存文書一覧(様式第1号)を作成し、適切に保管しなければならない。
(文書の廃棄)
第8条 文書管理者は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書一覧表(様式第2号)を作成の上、廃棄するものとする。
2 廃棄文書のうち、その内容が他に漏れて支障があるもの又は印影を転用されるおそれのあるものについては、シュレッダー・機密文書処理事業者による廃棄等適切な措置をとらなければならない。
(その他)
第9条 この規程に定めるものほか、学校内の文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。
附則
(施行期日)
この規程は、公布の日から施行し、平成25年4月1日から適用する。
別表
夕張市立学校文書分類表
文書分類項目 | 文書名 | 保管場所 | 担当 | 保存年限 | 備考 |
文書管理 | 文書処理簿 | 5 | |||
学校運営 | 事務引継書 | 3 | |||
校長引継書 | 5 | 校長引継書に準ずるものを含む | |||
教育課程編成届 | 5 | ||||
学級編成届 | 5 | ||||
職員会議議事録 | 5 | ||||
学事報告 | 5 | ||||
学校訪問 | 3 | ||||
諸届・報告控 | 1 | ||||
諸会議通知・案内 | 1 | ||||
児童生徒賞罰記録簿 | 5 | ||||
学校沿革誌 | 永久 | ||||
学校日誌 | 5 | ||||
学校経営計画 | 5 | 教職員名簿、教職員の勤務時間の割振り含む | |||
公務災害 | 5 | ||||
学校運営関係文書 | 1 | ||||
表彰・叙勲 | 5 | ||||
調査統計 | 学校基本調査 | 5 | |||
地方教育費調査 | 5 | ||||
月末統計 | 5 | ||||
各種調査・統計 | 5 | ||||
学校財政 | 教育予算関係文書 | 5 | |||
予算要望書 | 5 | ||||
郵券受払簿 | 5 | ||||
電話料金内訳表 | 5 | ||||
備品 | 備品関係文書 | 5 | |||
理科教育等設備台帳 | 永久 | ||||
施設整備 | 消防用設備点検結果報告 | 5 | |||
服務 | 服務関係文書 | 1 | |||
週休日の振替及び4時間の勤務時間の割振り変更簿 | 5 | ||||
休暇等処理簿 | 5 | ||||
外勤簿 | 5 | ||||
校外研修処理簿 | 5 | 研修計画書、研修報告書含む | |||
出勤簿 | 5 | ||||
職員事故報告書 | 5 | ||||
代休日指定簿 | 1 | ||||
介護休暇申請書等 | 1 | ||||
修学旅行の引率業務等に従事する職員に係る勤務時間割振り簿 | 1 | ||||
修学旅行の引率業務等に従事する職員に係る勤務時間一覧表 | 1 | ||||
給与 | 給与・手当関係文書 | 5 | |||
年末調整関係文書 | 5 | ||||
給与減額整理簿 | 5 | ||||
給与等支給明細書 | 5 | ||||
源泉徴収票 | 5 | ||||
手当 | 扶養手当等確認調書 | 1 | |||
勤務実績報告書(控) | 5 | ||||
特殊勤務手当支給実績簿 | 5 | ||||
時間外勤務手当整理簿 | 5 | ||||
時間外勤務命令簿 | 5 | ||||
教育業務連絡指導手当支給実績簿 | 5 | ||||
部活動指導整理簿 | 5 | ||||
諸手当認定請求書控 | 5 | ||||
旅費 | 道費旅費関係文書 | 3 | |||
旅行命令簿 | 5 | ||||
旅費請求書(控) | 5 | ||||
復命書 | 5 | ||||
共済組合 | 共済組合関係文書 | 3 | |||
組合員被扶養者台帳 | 継続 | ||||
給付金決定通知書 | 5 | ||||
貸付決定通知書 | 5 | ||||
厚生 | 互助会関係文書 | 1 | |||
給付金等決定通知書 | 5 | ||||
研修 | 初任者研修関係文書 | 3 | |||
10年経験者研修関係文書 | 3 | ||||
その他研修関係文書 | 3 | ||||
保健 | 学校保健関係文書 | 3 | |||
日本スポーツ振興センター | 3 | ||||
学籍 | 転入学受付簿 | 5 | |||
在学証明書 | 5 | ||||
入学通知書 | 5 | ||||
転退学受付簿 | 5 | ||||
転入通知書 | 5 | ||||
各種証明発行台帳 | 1 | ||||
学割発行台帳 | 1 | ||||
出席簿 | 5 | ||||
卒業証書台帳 | 永久 | ||||
児童生徒指導要録(学籍) | 20 | ||||
児童生徒指導要録(指導) | 5 | ||||
児童生徒指導要録(除籍簿) | 20 | ||||
児童生徒指導要録(抄本) | 継続 | ||||
就学援助 | 就学援助関係文書 | 5 | |||
教科書 | 教科関係文書 | 5 | |||
その他 | 職員団体との対応に係る記録 | 5 | 交渉、交渉に準ずる話し合い | ||
